Trouver le bon pour un événement d'entreprise n'est pas seulement une question de capacité et de budget. Cela va beaucoup plus loin. Surtout si vous voulez que le lieu ajoute quelque chose de plus à l'événement. Sans surprise, le choix du "lieu de réception" est l'une des décisions les plus stratégiques lors de la planification d'un événement. Voici nos 10 conseils pour vous aider à définir au mieux vos besoins et trouver les lieux les mieux adaptés à vos événements d'entreprise.
1. Emplacement
En centre-ville ou en périphérie. Proche de l'aéroport ou de la gare principale de la ville. Peut-être perdu dans la nature. Tant pour le confort du participant que pour le sens conceptuel de l'action, vous devez tenir compte du lieu où vous souhaitez organiser votre événement. Si les participants doivent arriver seuls, facilitez-leur les choses et faites-le dans un endroit avec de bons transports en commun et/ou un parking facile. Dans le cas d'un événement haut de gamme, vous pouvez vous occuper de la logistique de vos invités, en leur envoyant des chauffeurs par exemple, cela donnera à votre événement un rôle particulier. Cependant, en règle générale, si vous n'êtes pas habitué à organiser des événements d'entreprise et que vous souhaitez un événement haut de gamme, nous vous conseillons de faire appel à une agence événementielle de premier ordre, qui connaîtra les codes en vigueur.
2. Capacité d'hébergement
Choisir un espace dont la taille correspond au nombre de participants semble logique. Cependant, il n'est pas rare que des événements se déroulent dans de grands espaces pour un petit groupe d'invités. Ainsi, en plus de gaspiller une partie du budget sur des mètres carrés dont personne ne profitera, la sensation de vide et de froid peut être désagréable. D'autre part, il arrive parfois que le nombre de convives soit ajusté de manière excessive à la capacité des lieux sans tenir compte du fait que des confirmations de dernière minute peuvent s'y ajouter, entraînant le dépassement de la capacité et l'effet "sardineras". Pour cette raison, il est conseillé de toujours laisser une certaine marge entre le nombre maximum de convives et la capacité maximum des locaux.
3. Intérieur ou extérieur?
Organiser un événement d'entreprise en extérieur est très agréable lorsqu'il fait beau. Mais il est en revanche difficile de prévoir longtemps à l'avance. Par conséquent, si votre première option est de l'organiser à l'extérieur, vous aurez toujours besoin d'avoir une alternative à l'intérieur en cas de changement de temps. Il convient également de garder à l'esprit qu'en général, une zone fermée dispose de certaines installations pour le montage et le démontage des structures et des équipements techniques. Des commodités que vous trouverez difficilement à l'extérieur.
Quatre. Chambres attenantes/espace flexible
Disposer d'espaces ou de salles adjacents est particulièrement utile lorsque vous souhaitez créer des environnements différents au sein de l'événement ou mener des activités distinctes. Ces espaces secondaires doivent être bien reliés à la place principale afin que la circulation entre eux soit aisée. Un aspect qui peut être encore facilité avec une signalétique adaptée. Dans le cas d'un grand open space, vous avez également la possibilité de le moduler à votre guise à l'aide de panneaux, créant ainsi votre propre espace personnalisé.
5. Matériels et services supplémentaires
Idéalement, vous devriez demander un état des lieux des éléments techniques dont vous disposez. Selon l'événement, vous aurez besoin de systèmes audiovisuels et sonores (vérifiez auprès d'un professionnel qu'ils sont en bon état), de points d'accrochage, de branchements d'eau et d'électricité, etc.
6. Le style ou le thème du lieu
Les éléments architecturaux typiques du lieu, sa décoration, ses matériaux de construction ou sa répartition des pièces sont des facteurs dont on peut tirer parti et avec lesquels on peut (doit) jouer pour créer la bonne ambiance, selon le thème de l'événement. C'est l'occasion de valoriser l'aspect créatif de l'événement, en donnant plus d'importance et de valeur au message que l'on veut faire passer à travers l'action.
7. Placez la personnalisation
Un problème souvent négligé qui peut rendre la collaboration difficile est la possibilité de personnaliser l'espace. Pour éviter les malentendus avec le lieu, il est important de préciser dès le départ dans le contrat quelles zones et quels meubles nous pouvons "toucher", décorer, enlever et mettre à notre guise, et quelles zones sont protégées.
8. Temps d'installation et de retrait
Il s'agit généralement d'un facteur négociable avec le lieu. Parfois, cependant, un calendrier très serré est imposé, car les événements et les clients peuvent se chevaucher. Dans ces situations, ajustez vos temps de montage autant que possible, mais ne prenez pas de risque. Si vous pensez être très serré sur les délais d'installation, deux solutions s'offrent à vous : soit augmenter le nombre d'employés, soit aller directement dans un autre espace.
9. Lieu partagé ou exclusivité?
Certains endroits louent plusieurs chambres simultanément. Une signalétique spécifique fournira à vos participants des informations claires afin qu'ils sachent où aller. En revanche, si vous souhaitez être l'unique occupant des lieux, vous devez conclure un accord d'exclusivité qui augmentera considérablement le prix mais aussi l'expérience que vous offrirez à vos participants.
10. Prix
C'est probablement, avec la capacité, l'un des premiers facteurs à considérer lors de la sélection d'un lieu pour un événement d'entreprise. Gardez à l'esprit que le prestige du lieu aura un impact important sur le prestige de votre événement.