Avec la dématérialisation et le développement du bureau à distance, de nombreuses pratiques professionnelles se sont développées. Cela est particulièrement vrai pour les signatures numériques qui conservent encore les caractéristiques juridiques des signatures manuscrites en raison de nombreuses réglementations internationales. Cependant, toutes les solutions de signature électronique n'offrent pas les mêmes garanties. Alors, comment choisir le bon logiciel ou application de signature électronique?
Choisissez un logiciel de signature électronique flexible
Les logiciels de signature numérique en ligne disponibles sur le marché sont des outils qui offrent suffisamment de flexibilité. Il est donc nécessaire de s'assurer que l'outil choisi est capable de répondre aux besoins croissants de votre entreprise. Il implémente généralement les signatures électroniques dans une seule industrie. Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, votre box étendra toujours l'utilisation des signatures numériques dans d'autres domaines. Par conséquent, le logiciel doit vous offrir plusieurs options de déploiement et permettre à votre entreprise de signer en ligne via des clouds privés ou publics et des pare-feu internes ou informatiques.
Un bon logiciel de signature en ligne doit également disposer d'un système d'authentification multi-facteurs. Dans ce cas, vous disposez de plusieurs méthodes pour vérifier l'identité de chaque signataire. Le logiciel prend en charge une fédération de plusieurs méthodes d'authentification. Enfin, il est recommandé de choisir un outil qui offre une bonne expérience sur divers appareils tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes. Alors rendez-vous directement chez Universign. com pour entrer en contact avec un organisme professionnel qui dispose de tous les moyens matériels et intellectuels pour vous proposer un logiciel de signature numérique adapté à vos besoins.
Comment fonctionne une signature électronique?
Le système de signature électronique implique la mise en œuvre d'une sécurité informatique dérivée de la cryptographie. Des certificats numériques existent et les entreprises utilisent des horodatages pour vérifier l'authenticité des signatures électroniques. A valeur juridique, les signatures numériques représentent un gain de temps considérable car elles permettent de signer rapidement des documents. Ce processus de signature est particulièrement adapté aux fichiers PDF pouvant être traités dans Adobe Acrobat Reader, ainsi qu'aux fichiers Word, JPG et même XML.
Ainsi, les factures, bons de commande et autres contrats à signer peuvent être envoyés par email. Avant l'envoi du document, le logiciel de la société émettrice crypte et crypte le document, c'est-à-dire qu'il génère une empreinte digitale composée de chiffres et de lettres pour vérifier le document. Une signature électronique nécessite un certificat électronique similaire à une carte d'identité numérique délivré par une autorité de certification (un tiers de confiance). Il s'agit d'un fichier qui répertorie une série d'informations personnelles. Ce certificat numérique permet d'associer un document dématérialisé à deux clés, une privée et une publique. La clé privée est utilisée pour signer électroniquement le document, tandis que la clé publique est utilisée pour vérifier et décrypter la signature numérique.
Solution SaaS ou logiciel installé en interne?
Vous avez deux options lors du choix de votre logiciel de signature numérique. D'une part, vous pouvez choisir des solutions basées sur le cloud avec une flexibilité totale. Comme tous les outils basés sur le SaaS, ce type de logiciel devient de plus en plus populaire auprès des entreprises. Concrètement, votre ordinateur utilise un identifiant spécifique pour accéder à l'interface en ligne. Bien sûr, une connexion Internet est nécessaire. Dans tous les cas, la solution de signature électronique SaaS peut vous garantir :
– Configuration rapide – Plus de flexibilité – Assistance en cas de problèmes techniques – Dépenses incroyables (abonnement mensuel ou annuel) – Les données sont disponibles à tout moment, n'importe où – Moins de demandes matérielles – Excellente option pour les équipes sur site
En revanche, vous pouvez compter sur le logiciel interne. Cette solution consiste à installer une licence sur l'ordinateur de votre entreprise qui vous permettra de contrôler toutes les données. De plus, cela aide à mieux protéger vos informations, puisqu'elles seront hébergées sur votre propre serveur.
Equipez-vous de logiciels certifiés de haut niveau
A chaque type d'utilisation de la signature électronique correspond un niveau de sécurité. Pour les documents moins importants, il n'est pas nécessaire de recourir à un haut niveau de sécurité des signatures. L'importance d'un document vient généralement de son utilisation prévue. Le règlement eIDAS définit trois niveaux de sécurité différents pour les signatures électroniques :
– Signature électronique simple – Signature électronique avancée – Signature électronique qualifiée.
Les signatures simples sont utilisées sur les documents standards. L'effet juridique de ces documents est très faible et le processus de création de cette signature électronique est simple et rapide.
Les signatures électroniques avancées sont plus contraignantes que les premières. Ils sont utilisés dans le cadre de contrats d'entreprise ou de travail, d'ordonnances de délégation, etc. Pour obtenir une signature électronique avancée, vous devez fournir certaines attestations qui garantissent l'intégrité du document, l'identité du signataire et la certification de l'engagement contenu dans la signature.
La signature électronique qualifiée a un pouvoir probant supérieur aux précédentes car il s'agit d'un véritable dispositif d'identification, particulièrement indiqué pour les transactions de grande valeur. Sa mise en œuvre repose sur des contraintes réglementaires liées à la vérification de l'identité du signataire, et est également la clé des signatures électroniques.