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Comment organiser des événements dans des lieux improbables?

Posted on 5 juin 2023

Qu'est-ce qui vous vient à l'esprit quand on parle d'organisation d'événements? Il n'est pas rare que les premières images qui viennent à l'esprit soient des dîners de gala, des cérémonies de tapis rouge, des salles de conférence dans des hôtels de luxe et des soirées exclusives. Bien sûr, toutes ces choses ont leur place dans le métier de l'événementiel, mais la réalité quotidienne de ceux qui exercent ce métier est souvent très différente. Les défis les plus passionnants sont souvent ceux qui nécessitent d'organiser des événements dans des lieux non conçus pour les accueillir ou d'obtenir des résultats exceptionnels avec des budgets limités.

1. Le lieu

Comment organiser un événement dans un lieu qui n'a pas été conçu à cet effet? Vous savez déjà qu'il fallait repartir de zéro, partir d'un espace nu, essentiellement extérieur. Cela signifie que lors de la planification du budget, il était également nécessaire de prendre en compte les éléments fournis par les lieux traditionnels, tels que la scène, l'éclairage et la sonorisation. Le client a trouvé une animation musicale en engageant un pianiste, un chanteur et un orchestre. Considérez toujours a toujours fourni une structure tendue pour une utilisation sous la pluie. Le bon organisateur d'événements sait qu'avoir un "piano B" est le meilleur moyen de ne pas en avoir besoin. Une fois les besoins de base couverts, il faut aussi s'occuper des éléments qui caractérisent un événement corporatif de cette envergure, comme la restauration et l'embauche d'une équipe de techniciens. Son emplacement, cette fois, manquait aussi décidément de vue panoramique. Les installations industrielles elles-mêmes ne sont pas particulièrement attrayantes, et une structure de ce type en particulier ne se prête pas à l'accueil d'un événement social. Pour résoudre ce problème, vous devez travailler principalement avec des lumières et des couleurs. Une utilisation judicieuse de la lumière, si nécessaire, peut suffire à créer une atmosphère et un impact visuel en l'absence d'autres éléments. Il faut également veiller à ce que la restauration soit organisée selon un schéma visuel précis, afin qu'elle soit un élément décoratif à part entière.

2. Budget

Moins le lieu de l'événement offre de services, plus vous devez être prudent dans la gestion de votre budget lorsque vous en organisez un. Son objectif était de rendre toute la logistique, les matériaux, les équipements et les machines disponibles dans un budget limité sans sacrifier la qualité. Cependant, peu importe à quel point un organisateur d'événements est intelligent et compétent, il n'y a qu'une seule façon d'obtenir un tel résultat d'expérience. Les fournisseurs proposent souvent différents niveaux de service en fonction du prix, et vous avez besoin d'un très large réseau de contacts pour obtenir des offres vraiment abordables sur des services et des matériaux de haute qualité. Votre réseau de contacts est le fruit d'années d'expérience dans le secteur de l'événementiel d'entreprise, et vous permet de trouver les meilleurs prestataires pour tout type de prestation. Une fois la bonne équipe constituée, le rôle de l'organisateur de l'événement devient essentiellement managérial. Il s'agit de coordonner les efforts et les différentes activités, afin que chaque aspect soit pris en charge en détail.

3. L'attention portée aux personnes : le secret d'un bon organisateur d'événements

Si vous deviez identifier le véritable secret d'un bon organisateur d'événements, ce serait certainement sa capacité à accorder aux gens l'attention qu'il mérite. Des conférenciers aux invités, des clients aux animateurs, tout le monde a besoin d'être entendu et ses besoins reconnus et satisfaits. Si vous portez une attention particulière à cet aspect, vous pouvez être sûr que l'expérience globale de l'événement sera positive. Leurs intervenants à cette occasion étaient les présidents et directeurs des deux sociétés et quelques représentants d'institutions locales. Le public était principalement composé de collègues et d'employés des conférenciers. Il a offert le même niveau d'hospitalité à tout le monde et son personnel a travaillé sans relâche pour offrir à chacun un accueil correct et une expérience satisfaisante et agréable. Trouvez dès maintenant le lieu idéal pour votre prochain événement!

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