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Comment planifier les éléments de communication lors de votre événement?

Posted on 29 mai 2023

Lors d'un événement professionnel, il est important que vous prépariez les éléments qui marqueront votre structure auprès de tous les visiteurs. Découvrez ci-dessous les différents éléments qui peuvent contribuer à votre communication.

Badges et autocollants

Les badges d'événement contribuent à la sécurité et à l'identification des participants. Alternativement, des autocollants indiquant le prénom, le nom et le rôle du participant feront l'affaire. Ils permettent l'identification, tout en permettant la socialisation entre les participants.

Programme et brochure de l'événement

Le programme de l'événement et la brochure sont deux éléments souvent oubliés par manque de temps, mais ils sont importants dans la perception de votre marque. D'une part, ils permettent au participant de se sentir intégré à votre projet, et d'autre part, ils lui permettent de tirer le meilleur parti de l'événement lui-même et des informations que vous souhaitez partager sur votre organisation. Ces matériaux personnalisés sont faciles à créer et ajouteront une touche humaine à votre marque!

Diaporama

Votre matériel de présentation doit être impeccable. Les photos et vidéos doivent être de haute qualité. Sinon, à moins que cela ne soit absolument nécessaire, envisagez de supprimer le contenu sous-optimal. Bien sûr, la palette de couleurs et la police du document doivent refléter votre marque. Et surtout, nous vous conseillons de sauvegarder votre présentation sur différents supports (clé USB, disque dur, etc.), pour éviter tout contretemps imprévu.

vidéos en direct

La diffusion d'un événement en direct ne nécessite plus d'investissements et d'équipements importants. De nos jours, un trépied et un smartphone suffisent pour diffuser en direct un événement, en partie ou dans son intégralité. Pensez à filmer aussi bien les participants que les intervenants et essayez de montrer l'ambiance et l'énergie du lieu dans vos réseaux sociaux. Cela vous permettra de gagner en visibilité et de favoriser l'engagement (likes, commentaires, etc.). Plus tard, ce contenu peut même être ajouté à votre site Web, pour soutenir sa narration et son authenticité.

Signalisation

A la fois outil d'orientation et de divertissement, la signalétique s'intègre de plus en plus dans les paysages événementiels, en signalétique, sur écran ou au sol.

La signalisation utilise le design pour compléter les informations de base par des éléments pratiques. Ainsi, vous devez indiquer, entre autres :

Les différentes entrées et sorties ;

Où obtenir des badges et des informations ;

Les salles de bain ;

Où trouver de la nourriture et des boissons ;

Les différentes salles d'événements et conférenciers;

Zones de marchandises.

sacs cadeaux

Les sacs cadeaux contiennent souvent des articles promotionnels distribués par une marque ou une entreprise. Son impact est d'autant plus marqué qu'il pénètre chez le destinataire, sans parler du plaisir qu'il procure. Très économique à mettre en place, il génère un fort taux de mémorisation par le public auquel il est proposé, ce qui en fait le parfait allié de tous les événements.

Bouteille d'eau, sac fourre-tout, gobelet, gadget, cultivateur de graines, carnet, stylo, porte-clés, tee-shirt, etc., vous avez de nombreuses options. Vous pouvez choisir de concevoir vous-même les cadeaux ou de demander à un partenaire, qui à son tour bénéficiera de la participation ou de l'exposition à votre événement.

cartes de visite

Le succès d'un événement se mesure aussi au nombre de cartes de visite échangées. La mise à jour de votre carte est une exigence importante. A livrer en personne, posé sur une table bien en vue lors de votre présentation, au comptoir de l'aire de restauration ou en point de vente, vous choisissez ce qui vous convient le mieux!

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