Une fois que vous avez identifié les marques qui correspondent le mieux à votre événement, vous pouvez passer à l’étape suivante : la constitution de votre dossier de sponsoring. Notre conseil est de le concevoir un peu comme une brochure publicitaire. Rendez-le attrayant et facile à lire, insérez des infographies et des images, et insistez sur une identité graphique claire et épurée qui se démarque vraiment. Soyez complet tout en restant concis.
Présentez-vous et votre équipe
Présentez votre projet : son concept, ses objectifs, son identité. Incluez des informations sur votre public cible, les partenariats qui existent déjà, votre stratégie de communication et médiatique prévue, la taille de votre infrastructure et la récurrence de votre événement, soit une fois, soit à répétition. Si vous avez déjà organisé un événement, pensez à inclure vos avis. C’est le même type de contenu que vous retrouveriez dans un dossier de presse de marque : histoire, objectifs, agenda, partenariats, informations pratiques, etc.
Définissez vos besoins : Financement, visibilité, équipement, etc. Veillez à justifier vos besoins par des chiffres ou au moins associez des objectifs clairs et compréhensibles pour la marque. Pour les justifier, vous pouvez détailler ce que vous êtes prêt à offrir.
Alors faites une offre concrète. Qu’est-ce que la marque gagnera en vous parrainant?
Quels objectifs allez-vous atteindre? Comment sera-t-il mis en œuvre concrètement lors de votre événement? Où la marque sera-t-elle visible? Proposent-ils de simples affiches avec leur logo ou la marque peut-elle organiser des activités pour avoir plus d’impact? Les possibilités sont infinies, essayez de les séduire en leur donnant de solides raisons de soutenir votre projet. N’hésitez pas à proposer des forfaits, ils sont clairs et faciles à comprendre.
Voici quelques exemples d’opportunités de sensibilisation que vous pouvez offrir à des sponsors potentiels :
Médias : Vous pouvez apposer le logo de votre sponsor sur tous vos supports. Brochures, affiches, teasers, site internet, programme de l’événement (vous pouvez même leur dédier une page entière du programme pour parler de votre entreprise et augmenter votre notoriété).
Des espaces sur-mesure sur le site, dédiés à la marque : De nombreuses enseignes, notamment agro-alimentaires, ont l’habitude de personnaliser les points de vente avec leur image de marque. Ainsi, ils peuvent vous fournir du matériel tout en gardant le contrôle sur la façon dont ils souhaitent que votre logo soit affiché lors de votre événement.
Friandises – Certaines marques peuvent distribuer des friandises et/ou des échantillons de produits lors de leur événement. Cela peut être une véritable situation gagnant-gagnant. Ce type de connaissances est bon pour la marque car il les mettra en contact avec des clients potentiels et cela profitera à vous et à votre public.
Concours – Les médias, les sponsors et les partenaires peuvent organiser des concours sur les réseaux sociaux pour que les gens gagnent des cadeaux ou des billets, par exemple. Par exemple, les concours qui demandent aux gens « d’aimer, de partager et de commenter cette publication pour gagner des cadeaux » sont un excellent moyen d’augmenter considérablement votre visibilité et d’atteindre des publics que vous n’auriez peut-être pas atteints autrement, et il en va de même avec vos partenaires.
Tout est prêt pour que vous passiez à l’étape suivante, plus compliquée : prendre contact. Vous pouvez essayer de contacter des sponsors potentiels lors de salons professionnels ou par téléphone, mais attendez-vous à des difficultés. L’envoi d’e-mails et le suivi téléphonique restent le moyen le meilleur et le plus efficace.
Avez-vous réussi à prendre rendez-vous? (Cela peut prendre du temps, ne désespérez pas!) Le jour de votre présentation, soyez original. Donnez de nouvelles informations sur votre projet : comment a-t-il évolué depuis votre demande? Avez-vous obtenu une nouvelle association? Vous avez de nouvelles idées à ajouter à votre offre? Accompagnez votre présentation d’un diaporama et pourquoi ne pas inclure des vidéos? Montrez que vous comprenez l’entreprise à qui vous parlez, que vous savez que votre projet lui convient parfaitement!
Les marques apprécient de se voir offrir l’exclusivité d’un événement, mais c’est à vous de choisir un ou plusieurs sponsors. Pourquoi ne pas trouver un sponsor différent pour chacun de vos différents besoins? Vous pouvez leur proposer des offres personnalisées en fonction du type de service que la marque vous proposera.