Est-ce l'endroit idéal? Non. Les événements sont trop variés pour qu'un seul espace puisse répondre à tous les besoins. Mais il existe un lieu idéal pour vous, pour votre événement, pour vos invités. Le plus difficile lors de l'organisation d'un congrès ou d'une réunion d'affaires, d'un salon ou d'un team building, est de trouver le bon espace. Il y a tellement de facteurs en jeu que même les listes de contrôle des planificateurs d'événements les plus simples peuvent effrayer les non-initiés. Notre expérience nous a amenés à travailler avec de nombreux sites en Italie et à l'étranger et à construire un vaste réseau de contacts, afin de toujours trouver la solution la plus adaptée à tous nos clients. Dans cet article nous allons essayer de vous donner quelques indications utiles et pratiques pour reconnaître le lieu idéal, celui qui fera de votre événement une réussite inoubliable.
La perfection est relative : que recherchez-vous?
Avant de chercher le lieu idéal, vous devez avoir une idée très précise du type d'événement que vous comptez organiser. Combien de participants sont attendus? Que devraient-ils faire? Feront-ils toujours plus ou moins la même activité dans le même espace ou seront-ils répartis en groupes? Combien de temps durera l'événement et quand aura-t-il lieu? Quels types d'installations et d'équipements seront nécessaires? Voici quelques exemples pratiques. Si vous organisez une exposition, vous devrez trouver un espace qui vous permette d'exposer les œuvres en laissant suffisamment de place aux visiteurs pour se déplacer. L'espace doit être suffisamment grand pour ne pas créer un effet chaotique, mais pas au point de risquer d'apparaître vide, donnant l'impression que l'exposition n'a pas été un succès. Si vous souhaitez organiser une conférence d'entreprise, vous connaissez déjà le nombre de participants et donc le nombre de places dont vous avez besoin : il vous suffit de sélectionner les salles de conférence à la bonne taille, de vérifier celles qui sont disponibles aux dates qui vous conviennent, puis d'équilibrer le coûts et prestations. Si vous organisez une foire avec plusieurs réunions et conférences, peut-être en même temps, vous devrez non seulement vous soucier de savoir si le lieu a plus de salles, mais aussi si elles sont suffisamment séparées ou insonorisées pour empêcher les événements d'interférer. ensemble.
L'endroit parfait est une question d'ambiance… mais pas seulement
En dehors de toutes les caractéristiques que peut avoir un espace événementiel, l'ambiance est la chose la plus difficile à réaliser pour ceux qui la gèrent, mais la plus facile à reconnaître pour ceux qui la visitent. Lorsque vous explorez un lieu pour la première fois, prenez un moment pour vous distraire de la check-list et regardez autour de vous : quelle émotion vous communique l'espace dans lequel vous vous trouvez? Vos invités se sentiraient-ils chez eux dans cet espace? Seraient-ils intimidés par le faste et les formalités excessives? Se sentiraient-ils déçus par un style trop rustique et inélégant? Imaginez que vous entrez dans cet espace en tant que visiteur, pour votre événement : vous sentez-vous à l'aise? Êtes-vous à l'endroit idéal? Habituellement, la première réponse, "ventre", est la bonne. La mauvaise nouvelle est que c'est la seule fois où vous pouvez vous permettre d'utiliser votre instinct et non votre tête car, comme le dit le dicton, le diable est dans les détails. Par exemple, le plus beau des lieux ne ravira pas les invités d'une foire s'il n'y a pas de Wi-Fi fort et fiable. Et le luxe le plus débridé ne sera pas un endroit parfait pour une conférence, s'il n'y a pas de système audio et vidéo adéquat pour organiser une présentation. De plus, un bel emplacement pourrait se transformer en cauchemar logistique si ses installations sont trop encombrantes pour les fournitures disponibles.
Options de réduction
Lorsque vous recherchez l'emplacement idéal, vous devez également vous rappeler que vous recherchez un emplacement "possible". Inutile de perdre votre temps avec des lieux trop éloignés de votre budget ou dont la date de disponibilité ne correspond pas à vos besoins. C'est pourquoi il est bon de passer par l'exclusion, pour ne pas avoir à choisir entre plusieurs options. Commencez par identifier tous les sièges avec la taille dont vous avez besoin et vérifiez leur disponibilité. Parmi les espaces de bonne taille qui peuvent encore être réservés dans la période qui vous intéresse, se cache votre emplacement idéal. Une fois ce premier survol effectué, concentrez-vous sur les services essentiels (audio, vidéo, Wi-Fi, vestiaire, check in ou check out, etc.) et éliminez les espaces qui n'offrent pas tout ce dont vous avez besoin. Ne sous-estimez pas l'importance de l'accessibilité : un emplacement doit être facilement accessible, disposer d'un grand parking si les clients voyagent en voiture, de bonnes liaisons avec les transports en commun ou les services de navette depuis les gares, les aéroports et les hôtels. Il est également de plus en plus important de s'assurer qu'il n'y a pas de barrières architecturales. Après avoir rempli ces conditions, vous pouvez commencer à négocier des lieux pour faire une bonne affaire, évaluer les services supplémentaires qu'ils vous offrent, tenir compte de l'environnement.