Pour garder votre événement au premier plan de l'esprit de vos participants, vous devez créer une cohérence entre les sujets abordés et l'expérience visuelle. Si ces deux éléments sont coordonnés, votre message aura plus d'impact, et c'est ce qui fait le succès d'un événement! Utilisé de la bonne manière, le design peut améliorer la rétention des messages. Que vous soyez un professionnel ou un débutant dans le domaine, vous constaterez qu'il existe un moyen très simple d'utiliser le design pour améliorer la perception visuelle de votre événement.
Un bon design ne suffit pas pour lancer votre événement. Vous aurez également besoin d'un bon outil de marketing par e-mail connecté à votre système d'inscription à un événement pour envoyer le bon message à la bonne personne.
Vous avez ici toutes les étapes à suivre pour assurer le succès de la communication visuelle de votre événement.
créer un planning Vous avez constitué votre équipe et décidé de la nature de votre événement, il ne vous reste plus qu'à le concrétiser. La communication et la planification des événements peuvent être incluses dans un document préliminaire : le calendrier.
Le calendrier de l'événement doit être utilisé comme guide du début à la fin, qu'il soit sous forme papier et/ou numérique. Outil de gestion précieux, il répertorie les tâches planifiées et les actions terminées sur un calendrier que vous avez créé. Pour chaque étape du projet, les ressources financières et logistiques peuvent être identifiées, ainsi que la personne en charge de la tâche. Véritable clé d'anticipation, votre agenda vous permet de limiter les imprévus et de gérer votre événement de A à Z!
Mettez à jour votre kit média Si divers éléments non verbaux jouent un rôle important dans l'impact qu'aura votre campagne de communication, l'aspect visuel demeure le plus important. La portée d'un événement repose sur deux éléments fondamentaux : la vision et l'exposition. Le premier définit votre approche sociale et votre esprit professionnel, le second définit la manière dont vous interagissez avec le public. Par conséquent, la cohérence entre la vision et l'exposition est essentielle pour transmettre un message authentique, et cette cohérence s'appuie sur l'atmosphère visuelle de votre kit média.
Une fois que vous avez un plan, il est temps de mettre à jour vos éléments d'information et de communication.
Site Internet
Un événement signifie des personnes intéressées et de nouvelles personnes visitant votre site Web. Vérifiez qu'il est à jour : les bannières publicitaires sont-elles à jour, les liens vers vos réseaux sociaux fonctionnent-ils toujours, les photos/vidéos sont-elles de bonne qualité? Le site Web est votre fenêtre sur le monde, alors assurez-vous que les éléments et les informations sont optimisés.
signature d'e-mail
Le courrier électronique est le moyen le plus pratique de communiquer avec vos clients et partenaires, et il devient encore plus pertinent avec une signature bien conçue et informative. Assurez-vous que le logo de votre entreprise est affiché bien en vue et n'hésitez pas à mentionner l'événement dans votre signature électronique ; cela démontre votre participation et stimule l'intérêt pour l'événement en le montrant comme une étape attendue pour beaucoup.
Médias numériques : groupes et réseaux sociaux
Que ce soit Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn ou Meetup, utilisez-les pour promouvoir votre événement! Soit en montrant les différentes étapes de l'organisation de l'événement, soit simplement en diffusant l'image de votre événement simultanément sur tous vos réseaux. Pour gagner du temps, vous devez utiliser des outils d'ajustement d'image automatisés pour éviter d'avoir à créer un contenu spécial pour chaque plate-forme.
Dans Canva, la fonction "redimensionner" vous permet de convertir tout type de document à la taille optimale pour les plateformes de médias sociaux en un seul clic. Par exemple, si vous avez créé une image au format "Event Cover", cochez simplement "Instagram Post" et/ou "Flyer" pour redimensionner automatiquement l'image sans avoir à revenir en arrière et à réajuster la mise en page. Pratique!
Documents imprimés : affiches, brochures, autocollants, etc.
Lorsqu'il s'agit de communiquer votre événement, les supports publicitaires traditionnels fonctionnent toujours bien lorsqu'ils sont combinés avec les supports numériques mentionnés ci-dessus. Ici, tout doit être facile à lire car, contrairement aux réseaux sociaux, vous ne pouvez pas donner plus de détails dans un message ou un commentaire.
Ainsi, le logo, le nom de l'événement, les noms des invités et toute information pratique doivent être affichés de manière claire et concise. L'outil "redimensionner" est également très utile ici, car il permet d'obtenir facilement une cohérence complète entre les matériaux que vous avez choisis.
plateforme de vente de billets
La vente de billets est la clé de tout événement. En plus de servir de laissez-passer, c'est le premier véritable indicateur de l'ambiance visuelle de votre événement. Il existe plusieurs outils de conception de tickets. Chez Weezevent, c'est si simple de créer un modèle de billet personnalisé en quelques clics!