Il existe aujourd'hui de nombreux outils de communication interne sur le marché. Avons-nous vraiment besoin de tous? Comment évaluons-nous les produits dont nous avons besoin et quand ?
La communication interne est un terme important. Il fait référence à toutes les communications qui ont lieu au sein d'une organisation. Et c'est important.
Quelle que soit la taille de votre organisation ou ce que vous faites, la communication est essentielle à la planification, au développement des compétences et des capacités, aux opérations, à la productivité, et non moins urgente pour aligner les équipes et créer le type de culture d'entreprise qui permet d'atteindre et de maintenir le succès. l'excellence en toutes choses.
Une excellente communication fait une grande différence dans une entreprise. Il est fortement corrélé à l'engagement, à la réactivité, à la productivité et au succès des employés. Pour avoir un bon environnement de communication, vous avez besoin des bons outils, des bonnes intentions et des bonnes habitudes.
Utiliser le mauvais outil pour le travail fait perdre du temps, frustre les gens et les fait courir vers presque toutes les alternatives. Nous n'aborderons même pas les problèmes de sécurité qui sont créés de cette façon.
Les bons outils
De quels types d'outils avez-vous besoin pour une bonne communication interne? Il y en a (trop) beaucoup de disponibles. Dans votre organisation, vous aurez une grande variété de types de communication.
Vous aurez des annonces à l'échelle de l'organisation, vous aurez une collaboration d'équipe, vous aurez des communications de statut et de processus, et vous aurez le genre de buzz quotidien constant qui définit et soutient une organisation et une communauté.
Ces différents types de communications nécessitent en fait des capacités différentes et se chevauchent même souvent. Voici un aperçu des types d'outils dont vous aurez besoin et pourquoi.
Le Stream A Stream est un forum gratuit et gratuit pour de courtes mises à jour. Twitter est le flux public le plus connu et je suis un grand fan. Au sein de l'organisation, les diffusions aident les gens à rester connectés à l'environnement de l'organisation. Ils aident les gens à "faire de l'exercice à voix haute", à poser des questions et à leur faire savoir ce qui se passe. Une bonne utilisation des flux consiste pour les collègues à demander à leurs collègues un excellent travail. Un flux permet de maintenir une communauté dynamique de pairs connectés.
Dans les grandes organisations, vous voudrez vous assurer que vous avez la possibilité de filtrer les nouvelles en temps réel afin que le volume de messages ne soit pas écrasant et que les gens puissent se concentrer sur ce qui compte pour eux.
Chat Si vous avez utilisé la messagerie instantanée ou Skype, vous savez pourquoi le chat est utile pour une communication rapide en tête-à-tête ou en petit groupe. C'est un excellent moyen de vérifier un problème : "Pouvons-nous déplacer la réunion à 15 h ?" Le chat est un endroit idéal pour une communication et des commentaires rapides et gratuits. Mais alors que vous pouvez partager des documents, le chat est un très mauvais endroit pour s'organiser et rester organisé ou pour distribuer des documents.
L' actualité est au cœur de l'organisation. Cela signifie que tout le monde a un point de contact commun avec l'organisation. Cela aide les gens à se sentir alignés sur un ensemble commun de conditions et de priorités. C'est un endroit idéal pour que les dirigeants soient vus et entendus. C'est un endroit idéal pour célébrer de grandes victoires et s'assurer que tout le monde sait quelles sont les priorités futures. Les nouvelles sont bien meilleures que les e-mails pour de nombreuses raisons. Les bonnes nouvelles sont visuelles et soutiennent les discussions et les questions et réponses. Vous pouvez voir à quel point il est populaire par le nombre de personnes qui l'ont lu.
La bonne nouvelle vous permettra également de communiquer des informations importantes à des sous-ensembles de l'organisation, de sorte que vous n'ayez pas à ennuyer le service client avec la nouvelle stratégie de quota de vente ou le marketing avec le nouveau plan de maintenance des ventes.
Partage de documents et de bibliothèques Une grande partie du travail est publiée sous la forme d'un document, d'une présentation, d'une feuille de calcul, d'une vidéo ou d'un autre type de contenu. Et ces documents sont généralement créés par des équipes de personnes travaillant ensemble. D'autres personnes auront besoin de ces documents à un moment donné maintenant ou à l'avenir.
Que vous recherchiez des politiques, des procédures, des descriptions de poste, des plans d'affaires ou des campagnes de marketing, vous avez besoin d'une bibliothèque. C'est l'endroit où lorsqu'une équipe a fini de créer un document et que toutes les parties prenantes l'ont approuvé, il peut être désigné comme référence finale.
Une bonne bibliothèque aura des autorisations et un contrôle de version afin que vous sachiez toujours que les bonnes personnes consultent les bons documents.
Espaces d'équipe Les espaces d'équipe sont destinés à aider les équipes à collaborer et à accomplir leur travail. Les équipes doivent former, organiser, rassembler des ressources et travailler, itérer et affiner leur travail, et livrer ce travail.
Les espaces conçus pour soutenir les équipes incluent généralement un certain type de chat et de partage de documents. Cela permet aux équipes de s'exprimer et de développer du contenu ensemble. Les espaces d'équipe avancés peuvent inclure des calendriers et certains incluront également la gestion des tâches. Cependant, il convient de noter que les meilleurs outils de gestion des tâches ont tendance à être des solutions ponctuelles : des outils vendus séparément et non intégrés à d'autres fonctionnalités ou plates-formes majeures.
Les espaces d'équipe peuvent être utilisés pour des projets spécifiques ou parfois pour le travail en cours par des équipes permanentes. L'équipe marketing, par exemple, peut disposer de plusieurs espaces de projet et d'un espace d'équipe général pour aider à planifier et à communiquer à un niveau supérieur.
Gestion des tâches La génération actuelle d'outils de gestion des tâches est un grand soulagement pour quiconque a utilisé Microsoft Project. Cependant, le problème qui demeure est que peu d'entre eux sont bien intégrés dans d'autres outils et ont tendance à devenir leurs propres silos.
Vous aurez probablement besoin de tous ces outils pour différentes raisons à différents moments. Ils seront utilisés différemment par différentes personnes, mais ils sont tous essentiels. Le problème à éviter est de transformer tout le monde en votre propre silo de communication. Voulez-vous une solution qui couvre tout et le fait bien, ou avez-vous besoin de quelques solutions parfaitement adaptées. Vous devriez pouvoir avoir un seul profil pour les utilisateurs. Vous avez besoin d'un login et d'une recherche pour trouver qui et ce que vous cherchez.