Imaginez : Le PDG de votre entreprise est sur scène, devant un public qui réunit des collaborateurs, des partenaires et des clients importants, il s'apprête à prendre la parole pour féliciter les uns, remercier les autres. Mais personne ne l'écoute! C'est le cauchemar de tout responsable de la communication chargé d'organiser un événement important. Ce simple exemple suffit à démontrer l'importance de l'aspect technique dans l' événementiel. On parle de son, mais il pourrait en être de même de l'image, si l'événement n'était qu'une soirée de lancement de la nouvelle publicité de la société et que le film ne pouvait pas être projeté! Il en sera de même pour un spectacle vivant sans le soutien de l'éclairage ou pire, une piste de danse qui reste dans le noir.
La planification technique de l'événement.
L'aspect technique d'un événement professionnel, qu'il s'agisse d'un séminaire, d'une soirée d'entreprise, d'une convention, d'une conférence … ne permet aucune approximation, il peut donc être préférable de s'entourer d'un prestataire technique événementiel.
Pour planifier l'événement, certaines considérations sont nécessaires. De quel type de technologie ai-je vraiment besoin pour mon événement? Il s'agit du son, de l'image, de la lumière et de la nutrition de tous ces aliments. La charge électrique doit être suffisante, surtout si l'événement se déroule à l'extérieur. Quelles sont les possibilités pour équiper techniquement mon événement? Que dois-je considérer? Cela vous donne la vue d'ensemble idéale pour planifier votre technologie événementielle et ne rien oublier.
La technologie événementielle moderne offre un large éventail de possibilités permettant d'équiper et d'optimiser techniquement un événement. Il existe plusieurs composants qui composent toute la technologie événementielle et à partir desquels les options appropriées peuvent être sélectionnées.
– Équipe de scène
– Ingénieur du son
– Technologie vidéo
– Technologie d'éclairage
Choisissez la bonne technologie événementielle
Où puis-je me procurer cette technologie?
Vous pouvez confier la réussite de votre événement à votre administrateur informatique, qui saura sûrement connecter les lumières ou les micros avec l'ordinateur et appairer le vidéoprojecteur. Mais vous lui confiez une grande responsabilité. Vous ne connaissez pas les tenants et les aboutissants et vous ne pouvez pas anticiper les éventuels problèmes qui pourraient survenir lors de l'événement. Il convient donc de trouver un prestataire adapté pour bénéficier d'une technologie événementielle de qualité et adaptée.
Un prestataire disposera d'équipements high-tech à la pointe de la technologie , qu'il s'agisse d'équipements d'éclairage (technologie projecteur) ou de sonorisation. Les matériaux sont constamment renouvelés. Elle se chargera à la fois de la gestion technique et de trouver une solution logistique également difficile à gérer pour un professionnel. Comment trouver un tel prestataire? Il existe aujourd'hui une pléthore d'entreprises de technologie événementielle. Lors de la sélection d'un prestataire de services, la fiabilité appropriée, le professionnalisme et de nombreuses années d'expérience doivent toujours être pris en compte. Regardez les références des fournisseurs. Il est important que le technicien événementiel ait une idée claire du lieu et de l'événement à venir, afin de développer son propre concept général et de proposer des idées adaptées. Ce prestataire doit être impliqué au plus près de la planification globale de l'événement afin de créer un concept technologique optimal.
Quand dois-je commencer à planifier?
La réponse est simple : dès que possible. Il est avantageux d'inclure la technologie de l'événement lors de la réflexion et de la planification du concept de l'ensemble de l'événement, en énumérant dès le départ les services techniques dont vous aurez besoin. Il est préférable de trouver un fournisseur de services approprié à ce stade précoce. Certains prestataires techniques événementiels peuvent même vous faire profiter de leur carnet d'adresses pour vous guider dans le choix de vos animations (spectacles vivants par exemple). En collaboration avec le fournisseur de services de technologie événementielle, des idées et des options de lieu peuvent être développées. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le lien vous permet d'alimenter en électricité tous les éléments techniques ou si vous avez besoin de vous équiper de groupes électrogènes, par exemple. Après tout. Lorsque la technique fait son travail, vous ne le remarquez pas. Mais lorsque la technique échoue, tout l'événement peut être ruiné.
La technologie événementielle, adaptée ou non, peut donc décider du succès ou de l'échec d'un événement. Avec une technologie événementielle bien choisie, un scénario négatif, tel que décrit au début de cet article, ne se produira pas.
Cependant, la technologie événementielle n'est pas le seul facteur qui détermine le succès ou l'échec d'un événement. Il existe de nombreux autres points qui ensemble détermineront le succès de votre événement et la satisfaction de vos invités, mais soyez assurés qu'ils dépendront tous de la technologie à un moment ou à un autre.