Avec l’avènement des nouvelles technologies, il est maintenant facile de conserver des documents écrits sous d’autres formats que le papier grâce à la numérisation de documents. Cette technique permet de convertir des documents écrits en un format numérique, ce qui les rend plus faciles à stocker et à partager. La numérisation de documents peut être effectuée à l’aide de différentes technologies, comme les scanners ou les imprimantes. Elle peut être très utile pour conserver des documents importants ou pour les partager avec d’autres personnes. Il existe plusieurs solutions pour numériser des documents, telles que des logiciels de numérisation ou des services en ligne.
Que signifie exactement « numériser un document » ?
La numérisation d’un document consiste à convertir un document papier en un fichier numérique (PDF ou image), lisible par l’homme. Ce processus permet de retrouver les informations contenues dans le document d’origine sous un format plus facilement accessible. Le texte suivant pourrait être amélioré en remplaçant « processus informatique » par « format numérique » et en clarifiant la relation entre la numérisation et l’utilisateur final. Par exemple : « La numérisation d’un document consiste à convertir un document papier en un fichier numérique (PDF ou image), lisible par l’homme. Cela permet à l’utilisateur de retrouver facilement les informations contenues dans le document d’origine.
Quel est l’intérêt de scanner un document?
La numérisation de documents présente de nombreux avantages. Tout d’abord, elle permet de stocker efficacement vos données grâce à ce support technologique. En numérisant vos documents, vous obtenez des données numériques que vous pouvez enregistrer sur un support de stockage comme un disque dur. De plus, vous avez un accès illimité à toutes vos données. Vous pouvez même convertir du texte écrit en texte numérique grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères.
En plus de préserver vos données, la numérisation de vos fichiers écrits vous permet de sauvegarder toutes les informations qu’ils contiennent. Cette opération vous protège également contre les regards indiscrets.
Un autre avantage est qu’elle vous permet de gagner du temps. En effet, l’analyse des fichiers numérisés permet de les localiser rapidement. Cela vous aide à accomplir vos tâches plus rapidement et plus efficacement.
De plus, la numérisation des documents d’une entreprise peut réaliser des économies importantes. En plus de l’argent économisé sur les meubles pour stocker vos dossiers, elle peut aider à réduire les coûts financiers liés à leur achat.
Les différentes solutions pour numériser un document
Aujourd’hui, vous avez plusieurs options pour numériser un document en toute sécurité. Voici quelques exemples :
Imprimantes multifonctions :
Les imprimantes multifonctions sont des appareils informatiques qui accomplissent plusieurs fonctions, comme l’impression, la numérisation, la photocopie et la télécopie. Lorsque vous achetez une imprimante, ces qualités doivent être un facteur décisif.
De plus, la plupart de ces imprimantes sont disponibles sur le marché à un prix abordable. Vous pouvez économiser du temps et de l’argent en utilisant ces imprimantes.
Cependant, étant donné qu’il s’agit d’ordinateurs tout-en-un, vous devez vous assurer qu’ils sont constamment opérationnels. Si l’une de leurs fonctions ne fonctionne pas correctement, vous ne pourrez peut-être pas numériser vos documents.
Scanners spécialisés :
Actuellement, les meilleurs outils de numérisation de documents sont les scanners spécialisés. Leur utilisation croissante témoigne de leurs nombreux avantages. Ils vous permettront d’obtenir d’excellents résultats. Les options sont tout aussi nombreuses et puissantes que les capacités de numérisation recto verso. Les marques de scanners les plus populaires sont les mêmes que celles d’imprimantes : Brother, HP, Canon, Epson, etc.
L’utilisation de scanners spécialisés, comme les imprimantes multifonctions, peut également vous faire gagner du temps et de l’argent. Leur inconvénient est leur prix plus élevé.
Il existe plusieurs types de scanners numériques : les scanners de bureau, les scanners compacts, les scanners professionnels et les scanners mobiles, souvent vus en pharmacie (pour numériser une ordonnance médicale).
Solutions mobiles :
Les smartphones peuvent désormais être utilisés pour numériser des documents. Ces solutions mobiles sont très utiles car elles vous permettent de transformer vos données en différents formats. En plus de leur utilité, la plupart des scanners mobiles sont gratuits (bien que parfois plus limités en fonctionnalités).
Cependant, quelques défauts ont été découverts lors de leur utilisation. La capacité de stockage disponible est souvent mentionnée comme un problème. En effet, en utilisant un téléphone portable, vous ne pouvez pas numériser autant de documents qu’avec un ordinateur.
Conseils à appliquer avant de solliciter une imprimerie en ligne
Vous manquez de temps pour faire imprimer vos documents auprès d’une imprimerie classique. Dans ce cas, les services en ligne demeurent des solutions adéquates pour se charger de vos fichiers, quelles que soient les quantités de vos supports. Ainsi, avant de vous demander où imprimer des documents rapidement, soyez d’abord attentifs aux conseils suivants.
Que faut-il faire avant d’imprimer en ligne ?
Avant de solliciter un imprimeur à distance, n’hésitez pas à tenir en compte les recommandations ci-après :
- Préparez minutieusement vos images à imprimer ;
- Sélectionner le papier pour votre impression ;
- Choisissez le format du fichier à fournir à votre imprimeur (format JPG ou PDF) ;
- Optez pour la colorimétrie pour votre impression ;
- Vérifier les ponctuations et les typographies de votre document ;
- Sélectionner les spécificités du papier pour réaliser l’impression ;
- Optez pour des encres végétales si c’est possible ;
- Vérifiez l’imprimerie de votre choix et les finitions possibles.
Comment sélectionner une imprimerie fiable en ligne ?
Le nombre de professionnels proposant l’impression en ligne accroît continuellement. Si vous souhaitez profiter de cette solution, il est recommandé de prendre le temps de sélectionner une imprimerie. Quoi qu’il en soit, vous devez avant tout considérer les conditions de choix pour ce type de professionnel. Les voici :
Le service proposé
Pour éviter d’atterrir sur des professionnels non sérieux, prenez soin de vérifier la qualité des produits et services proposés. En principe, un imprimeur proposant une prestation de haute qualité vous fait de l’effet. Rien qu’en visualisant ses anciens services, vous serez certains de son professionnalisme.
Définissez bien vos besoins
Choisir un imprimeur en ligne c’est avant tout avoir une idée de son besoin. Si vous engagez un prestataire à ce sujet, vous devez bien définir vos attentes. En effet, l’imprimeur idéal pour un client ne vous conviendrait pas forcément. Et ainsi de suite.
Le prix de l’impression
Le prix demeure un aspect à considérer, quel que soit le prestataire à sélectionner. En matière d’impression en ligne, il est toujours de mise de comparer les tarifs appliqués pour trier le plus avantageux d’entre eux.
En principe, un service de moindre qualité est généralement abordable. Dans ce cas, ne soyez pas tentés par les offres alléchantes à longueur de temps. Pour éviter les imprimeurs amateurs, prenez soin de vérifier ses compétences. Une fois que celles-ci sont conformes au prix affiché par l’imprimeur de votre choix, n’hésitez pas à lui confier votre impression.